Zaterdagochtend 08:21 uur; de telefoon gaat.

Nog met een slaaphoofd neem ik op. Het is een klant die ik behandel tijdens mijn opdracht met de vraag of ik ook de mail van gisteravond heb gezien waarin de vervoerder aangeeft dat er vertraging is met de trein en dat daarom de afgestemde leveringen voor het weekend niet kunnen doorgaan. Ik had het nog niet gelezen, maar ik geef aan dat ik de vertragingsberichten even goed doorlees en contact zal opnemen met de transporteur om te checken wat de exacte status is zodat ik kan kijken naar een eventuele oplossing.

Even wat achterliggende informatie: deze klant draait 24/7 productie en een bijkomstigheid in dit verhaal is dat zonder aanvoer, de productie zondagmiddag stil komt te vallen. Dat is een behoorlijk serieus probleem dus ik ben inmiddels wel wakker.

Gelukkig heeft de transporteur een noodnummer waar naar gebeld kan worden voor problemen die zich voortdoen in het weekend. Ik neem contact op en er wordt helaas bevestigd dat de vertragingen kloppen en dat ze niet voor een oplossing kunnen zorgen. Eén trein is wel aangekomen maar de terminal is in het weekend niet open voor het afhalen van containers, de andere trein is dusdanig vertraagd dat deze pas maandagochtend wordt verwacht.

Oké en nu…?

Het denken in oplossingen gaat na bijna twintig jaar logistiek op automatische piloot. Is het gehele probleem op te lossen of zijn er alternatieven om een zo goed mogelijke oplossing aan te bieden? Ik pak de planning van de klant er nog eens bij, want ik weet dat wij voor maandag ook weer leveringen op de planning hebben staan. Deze leveringen zijn ingedeeld als directe trucklevering vanuit Polen. Ik weet dat deze al zijn vertrokken vanwege de automatische mails die ik vanuit de fabriek krijg als er een zending is geladen. Het is inmiddels zaterdag. De eerste levering staat gepland voor maandag 12:00 uur. Is dat wellicht een oplossing? Ik bel de Poolse transporteur die iedere zaterdag van 08:00 tot een uur of 14:00 open is voor problemen, het bijwerken van administratie en om eventuele werkzaamheden aan hun wagenpark te doen. Ik leg hem de situatie uit en hij gaat kijken wat de mogelijkheden zijn. Over een kwartiertje belt hij me terug.

Exact een kwartiertje later heeft hij beide chauffeurs gesproken. Eén van de chauffeurs is in omgeving Bielefeld en kan er indien nodig nog vannacht om 02:00 uur zijn. De andere chauffeur kan er maandag aan het begin van de middag zijn. Dit is het nieuws wat ik wilde horen dus hopelijk gaat de klant ook akkoord. Ik bel hem met het nieuws en hij gaat akkoord.

Een levering om 02:00 uur in de nacht zorgt ervoor dat er geen stilstand in de productie komt in het weekend. Voor de zekerheid deel ik ook de levering van maandag in, omdat ik pas maandagochtend weet hoe we er voorstaan met de twee vertraagde leveringen.

De vervoerder stuurt een bevestigingsmail van de afspraak en de gegevens zoals; de naam van de chauffeur, het kenteken en kopietjes van de documenten. Hetzelfde stuur ik door aan de klant.

Nu kan mijn weekend pas echt beginnen 😊.

Gelukkig is dit een situatie die zich niet wekelijks voortdoet, maar het geeft wel goed weer in wat voor situaties je terecht kan komen binnen de logistieke keten.

Hierbij is de “key” om te denken in oplossingen, snel te schakelen en goed te communiceren met elkaar.

#ontzorgen #troubleshooting #supplychain #logistiek #productie #transport #logisticnomad